COMPTE RENDU et DEFINITIONS DES POSTES A POURVOIR DANS LE PROCHAIN BUREAU DIRECTEUR

Liste de candidats (es) susceptibles

d'intégrer le bureau directeur du comité

Après vous avoir exprimé clairement, lors de notre CA, les conditions sous lesquelles je représenterai ma candidature à la tête de notre comité lors de notre prochaine Assemblée générale, je vous adresse ci-dessous les définitions exactes des postes à pourvoir.

Après avoir relu les statuts de notre comité, il s’avère que nous pouvons porter de 8 à 10 le nombre de personnes faisant partie du bureau.

Il est effectivement souhaitable de porter ce chiffre à 10 afin d’y inclure le Délégué du scrabble classique ainsi que le délégué promotion, si ceux-ci voulaient se manifester pour intégrer notre comité.

1/ Trésorier :

Celui-ci ou celle-ci sera chargée de suivre au jour le jour la comptabilité du comité. J’ai mis en place, depuis le départ de Jinnah, des tableurs excel qui sont relativement simples à tenir.

Si la trésorerie est tenue au jour le jour, elle représente une charge de travail relativement simple et facile à gérer pour une personne aimant manier les chiffres.

Il est préférable, pour des raisons pratiques de suivi que le trésorier soit proche géographiquement du Président, mais les bonnes volontés ne courant pas les rues, je m’acclimaterai de la distance qu’il y aura entre le trésorier et moi.

2/ Secrétaire :

Il s’agit d’une personne qui va prendre en charge la réalisation des comptes-rendus des réunion de bureau, conseils d’administration et assemblées générales du comité. Elle pourra aussi être amenée à rédiger certains courriers de demandes de salles ou autre sujet pouvant soulager le président de comité.

Ce poste demande une assez grande disponibilité pour être présent à toutes les manifestations du comité qui nécessitent la réalisation d’un compte-rendu.

3/ Responsable des licences civiles et scolaires :

Ce poste est un poste administratif et informatique puisqu’il s’agit d’enregistrer toutes les licences du comité afin de les transmettre à la fédération pour enregistrement définitif.

Assurer également le suivi comparatif de nos licenciés par rapport aux saisons précédentes.

4/Responsable du calendrier :

Poste actuellement pourvu par Françoise Bachellerie qui, j’espère, continuera cette tâche.

Recensement des clubs organisant les compétitions ayant lieu dans notre comité.

Organisation et transmission du calendrier mis à jour

Rappel auprès des clubs des dates libres et des compétitions n’ayant pas trouvé d’organisateur.

Vérifier la capacité des salles avec le nombre de joueurs attendus.

5/ Responsable du site internet du comité :

Poste actuellement pourvu par Jean Pascal Bouet qui, j’espère, continuera cette tâche.

Gestion du site

Mise à jour des informations émanant du comité

Suivi des compétitions et animation du site

6/ Responsable de l’arbitrage :

Personne capable d’organiser des séances d’initiation et de perfectionnement à l’arbitrage.

Suivi de l’effectif des arbitres R1, R2 et R3 du comité.

Relations permanentes avec la CRAO pour la nomination d’arbitres fédéraux et modifications du règlement ou des consignes données aux arbitres.

7/ Responsable du scrabble scolaire :

Poste actuellement pourvu par Manuella Grimal qui, j’espère, continuera cette tâche.

8/ Responsable de la gestion  des résultats et du trophée du comité :

Poste actuellement pourvu par Frédéric Mosbach ( pour ce qui concerne le trophée ) qui prendrait en plus du trophée la gestion des résultats des compétitions, les regroupements des résultats des compétitions par centres, ainsi que le trophée Pamplemousse.

9/ Un délégué responsable du scrabble classique chargé de développer cette activité dans notre comité, de suivre les compétitions de classique et d’assister aux réunions fédérales de la Direction nationale du scrabble classique.

10/ Un délégué promotion chargé de la prospection de mairies et de zones dans lesquelles nous pourrions ouvrir des nouveaux clubs.

Contact de clubs non fédérés exerçant notre activité « duplicate » pour essayer de les convertir.

En rapport permanent avec le président de la DACC.

Je continuerai néanmoins d’assurer ces 2 fonctions si nous ne trouvions pas de volontaires.

Voici pour les 10 membres du bureau entourant le président de comité .

L’un d’entre eux serait nommé vice-président du comité, puisque les statuts prévoient cette nomination.

Je compte sur vous tous pour diffuser le plus largement possible cette information afin que je puisse recenser les différentes candidatures avant notre assemblée générale du 10 octobre 2010.

Cordialement,

Daniel GUEDON

 

CONSEIL D'ADMINISTRATIONDU COMITE VAL DE LOIRE

LE SAMEDI 17/04/2010

 

 

 

26 personnes se sont réunies à BLOIS.

Après un sympathique café agrémenté de viennoiseries, nous avons commencé notre réunion à

9H40. A noter le retard annoncé de deux présidents de club, pour des raisons bien différentes.

Ce qui a amené à un décalage du point n° 1 avec les points n° 2 et 3, de façon à ce que tout le monde soit présent pour traiter ce dernier..

Une tour de table a permis aux nouveaux présidents de se faire connaître, mais également de mettre un visage sur le nom des anciens.

 

Point n°2: LICENCES

 

718 licenciés en 2009/2010 – légère diminution par rapport à la saison précédente, moins 10.

Stagnation des licenciés dans les sections jeunes, sauf si on retrouve les 8 jeunes du club de La  Riche, qui actuellement se sont évaporés.

 

114 licences 2009 n’ont pas été renouvelées en 2010 soit 34 de plus qu’en 2009. Les licences découvertes de l'année précédente (94) ont connu un taux de renouvellement de 60,6%.

 

Une étude a été faite par contact téléphonique, au niveau national, pour déterminer les motifs de  non- renouvellement de 500 licences découvertes prises en 2008 et 2009. Il en ressort que les causes principales sont le côté trop rigide et le manque de convivialité dans les clubs pour 30% des sondés. Pour information le tarif du prix de la licence semble trop important pour seulement 2% d’entre eux.

 

Il en ressort que dans chaque club, nous devons prendre conscience que l'accueil que nous apportons aux nouveaux arrivants est primordial. Nous ne devons pas les voir, dans un premier temps, comme de futurs compétiteurs acharnés à écumer tous les tournois de la région, mais plutôt comme des personnes qui ont envie de découvrir une nouvelle activité ludique.

C'est à nous de savoir s’il faut leur laisser plus de temps, par exemple, pour qu'ils commencent à remplir des bulletins ou à les arbitrer avec des 0 sans explications qui sont très traumatisants.

Chaque nouveau aura une approche différente de notre loisir, et c'est à nous de savoir de par notre expérience, comment les intégrer le mieux possible.

 

Il faut, pour trouver de nouveaux licenciés, essayer de faire connaître au maximum nos clubs.

Plus nous ferons d'actions de découverte de notre activité(fête du scrabble, forum des Aso, journées portes ouvertes) plus nous aurons des retombées positives.

Il est clair que tout club qui refuse toute action promotionnelle est un club en perdition.

Des séances spécifiques de parties à vocabulaire courant sont à mettre en place le plus possible.

Plusieurs clubs, géographiquement proches, peuvent s'associer pour organiser une séance hebdomadaire d’initiation ou de perfectionnement s’adressant aux licenciés « découverte ».

 

 

 

Point n°3: CALENDRIER

 

Consensus quasi général sur la proposition d' avoir 3 centres pour la phase 1.

1 centre regroupant les départements 28-45

1 centre regroupant les départements 37-41

1 centre regroupant les départements 18-36

Nous pensons que si nous faisons 3 centres pour cette phase 1, cela incitera plus de joueurs à y participer, et en conséquence cela amènera plus de joueurs à être qualifiés pour la phase 2.

 

La phase 2 comprenant plus de 150 joueurs, il est vivement souhaité, dès cette année de passer à 2 centres organisateurs.

Il a été demandé à ce que la phase 1 ce déroule avec 1 partie le matin et la 2ème en début d'après-midi. Ce qui permettrait de rentrer chez soi plus tôt, quand on sait que cette phase se déroule au mois de décembre, la remarque n'est pas dénuée d'intérêt. Le seul problème est que cela dépasse les compétences de notre comité. Notre demande a été prise en compte par Daniel Fort, Président de la fédération et présent parmi nous.

 

La réunion a permis de compléter beaucoup de dates à notre calendrier. Les informations seront communiquées à notre responsable du calendrier, Françoise BACHELLERIE, qui le mettra à jour .

 

L'assemblée générale du comité aura lieu le 10/10/10.

La formule retenue est la suivante, réunion le matin, buffet et TH en paires en 2 parties l'après-midi.

Il reste le lieu à trouver.

 

 

 

Point n°1: ELECTION  DU PROCHAIN BUREAU

 

Ce point commence par une bonne nouvelle, notre actuel président n'est plus opposé à un renouvellement de son mandat. Par contre il souhaite que des modifications soient apportées à l'organisation du bureau. Il faut que chaque membre y apporte une participation plus importante dans la délégation lui étant attribuée.

Avec un fonctionnement collégial ou chaque membre du bureau se verra confier un poste de travail qu’il accomplira pleinement, nous rejoindrons la majorité des comités qui fonctionnent déjà comme cela.

Le trop lourde charge de travail sur les seules épaules d’une personne n’est plus possible et n’est pas saine en soi pour garantir le bon fonctionnement d’un comité.

 

Des volontaires se sont proposés pour contribuer à ces nouvelles fonctions.

Pierrette BEAUVAIS du club de NEUVILLE/BRENNE pour s'occuper des licences.

Colette BOURGES du club de POUILLE pour la trésorerie.

Il faut encore trouver un délégué au poste de délégué à l'arbitrage.

 

Notre président communiquera prochainement sur l'organisation qu'il veut mettre en place : voir à la fin du compte rendu

 

 

 

Point n°4: TRESORERIE.

 

Encore une bonne nouvelle, les finances vont bien, puisque nous disposons d’un avoir total de 24856 € . Il faut quand même savoir que les comptes actuels ne sont que des comptes intermédiaires.

Il faut que toutes les subventions soient versées (champ de France, champ scolaire, challenge des présidents, etc.)  pour avoir une situation plus précise. Mais pas de panique, il restera de l'argent.

 

Un investissement déjà prévu à la dernière assemblée générale n'a toujours pas été effectué. Il s'agit de l'achat d'un vidéo-projecteur et de son écran.

Pas d’autres investissements prévus pour cette année.

 

Il a été décidé que le comité prenne en charge l'achat des coupes/trophées du champ régional et des interclubs. Pour les interclubs, nous avons décidé de donner un trophée pour les équipes à 7 joueurs et un pour les équipes à 5 joueurs.

 

Point n°5: CHALLENGE DES PRESIDENTS et SEMINAIRE des PRESIDENTS DE CLUBS

 

Bon moment de détente à l'annonce des résultats intermédiaires de ce challenge.

 

Les présidents, tableau à l 'appui, prennent conscience des positions du classement actuel et certains découvrent quelques critères du règlement.

Nous sentons bien que certains vont faire le nécessaire pour améliorer leur classement.

Pour information le podium actuel.

1er:        Bourges

et    Nazelles      46 points

 

3 ème:   Tours           44 points

 

 

Le dernier séminaire concocté par notre président de comité a été apprécié par les présidents(surtout les nouveaux) qui ont décidé d'y participer. Le matin, ils ont essentiellement travaillé sur l'organisation d'un tournoi( inscription des joueurs, organisation des pôles d'arbitrage et sortie des résultats. Ils se sont servi du logiciel « sigle ». L'après-midi, un dialogue s'est instauré sur les actions à mener pour la promotion et la fidélisation des licenciés.

 

D'autres séminaires pourraient voir le jour dans un avenir proche. L'arbitrage peut être le prochain à venir( par exemple : rentrée des joueurs, sortie des résultats sur  clé USB ).

 

Point n°6: ARBITRAGE

 

Comme évoqué précédemment, des sessions de formation et d’initiation sont à envisager dans ce domaine.

Notre président de comité se permet de rappeler qu'il est toujours partant à se déplacer dans les clubs pour de l'initiation à l'arbitrage, mais qu’il compte bien aussi sur le délégué à l’arbitrage pour assumer cette tâche.

 

Les nouveaux présidents de clubs qui organisent leurs premières compétitions ont parfois des difficultés à créer leurs pôles d'arbitrage.  Nouveaux présidents, n'hésitez pas à appeler des présidents ayant plus d'expérience, je suis sur qu'ils se feront une joie de vous aider.

 

Il faut revoir à la mise à jour du tableau des arbitres( ar1,ar2,ar3 ) de notre comité.

Vous voyez que le futur délégué à l'arbitrage a du pain sur la planche.

Celle-ci ou celui-ci sera le représentant de notre comité auprès de la CRAO . Ce poste de délégué à l’arbitrage , suggéré lors du dernier CA fédéral, rejoindra les délégués scolaires , scrabble classique et promotion dans l’organigramme de notre fédération.

 

 

 

Point n°7: SCRABBLE SCOLAIRE

 

 

Il est demandé aux présidents de club et au délégué scolaire de relancer les acteurs pouvant nous apporter une aide dans ce domaine.(employés de l'éducation nationale, inspecteurs d'académie, responsables de foyer éducatifs).

 

Est-il possible de créer un petit fascicule de conseils pour aider les personnes qui souhaitent s'investir dans l'encadrement des jeunes( n° de téléphones utiles, ce qui est à prévoir et à ne pas faire, etc...). ?

 

A l'occasion de la finale du champ de France scolaire, le comité prend en charge tous les frais(repas-hébergement-transport). Pour information, cela revient à 100€ par jeune et par accompagnant  pour les repas/hébergement et à un cumul de 600€ pour le transport, soit une dépense de 2200 € pour cette année.

A partir de la prochaine saison, il sera demandé une participation aux parents sur la base de 10€ journaliers, soit 30 € pour les 3 journées du championnat.

 

 

 

Point n°8: SITE INTERNET DU COMITE

 

Un constat s'impose, les membres de notre comité ne vont que trop peu sur le site. A vous de les inciter à y aller plus régulièrement. Vous pouvez aider Jean-Pascal en lui fournissant des photos et des reportages qui pourront  rendre le site plus vivant .

 

Il a été envisagé de mettre des jeux en place pour agrémenter le site.

Philippe Nivet et Jean-Luc Guilbault sont chargés de leur conception. D'autres personnes peuvent leur apporter des idées.

 

 

 

Point n°9: TROPHEE PAMPLEMOUSSE

 

Frédéric Mosbach qui prendra, à partir de la saison prochaine, en charge la gestion des résultats remplacera Pierre Belleville dans le suivi de ce trophée.

 

Ce trophée marche très bien et semble très suivi. Son règlement va légèrement être modifié de façon à commencer en élimination à partir des 1/64ème de finale. Cela permettra aux petits clubs d'avoir le double de qualifiés, quand on sait que certains n'avaient droit qu'à 1 qualifié, on en mesure l'avantage.

 

Il faut que les qualifications dans les clubs commencent des le début septembre pour connaître leurs représentants avant la phase 1 afin  que Frédéric Mosbach puisse préparer le tableau.

 

 

 

Point n°10: INTERCLUBS

 

Pas de qualifiés cette année pour la finale nationale. Il faut remonter à 1996/97 pour ne pas avoir de représentants à cette finale. Ressaisissons-nous l'année prochaine.

 

Comme noté dans le point « trésorerie », il a été décidé d'attribuer des coupes pour les vainqueurs régionaux des équipes à 7 et 5 joueurs.

 

Mer Revaux recevra  la coupe des équipes à 7 joueurs

Blois Chambord recevra  la coupe des équipes à 5 joueurs

 

 

 

Point n°11: QUESTIONS DIVERSES

 

LE TROPHEE

 

Suite au mèl de Michel Levacher, concernant le trophée et plus précisément sur le mode de calcul,

Frédéric Mosbach a fait une simulation en tenant compte des remarques de ce mèl. Il en ressort un écart minime entre les 2 modes de calcul.

 

 

Il a été fait un tour de table pour connaître l'avis et le ressenti, dans leurs clubs respectifs, des présents à la réunion. Il s'avère qu'à l'instar de ce que note Michel peu de joueurs se sentent concernés par le trophée. Il est certain que le mode de classement doit y être pour quelque chose.

 

Il est également envisagé de réfléchir au classement des open lors des phases de

« petit niveau »(phase 1-qualif vermeils).

Il est étonnant que ce soit ceux qui sont susceptibles de gagner ce trophée, jouent en open lors de ces compétitions. On les voit moins lors de la phase 3, par exemple.

 

LES DISPENSES

 

Il faut remettre à jour plus régulièrement le tableau des joueurs exemptés des actions d'encadrement.

Pour les accompagnateurs des handicapés(scribes), il va s'en dire que cela compte dans leur quota d'arbitrage.

Par contre, cela ne peut pas compter pour le quota club.

En marge de ces réflexions, il est rappelé que le quota de 4,25 n'est pas aussi immuable que cela et que quelques écarts peuvent être tolérés.

 

 

 

La réunion s'est terminée vers 17h30.

 

P.S: Soit le président avait prévu large avec ses 2 cubitainers(rosé et rouge), soit les présidents et représentants de club sont des gens sérieux.

Le midi, nous avons eu droit un agréable buffet copieux préparé par certains membres du club de BLOIS.

Une réflexion personnelle, nous sommes tellement bien reçus que je suis pour que les réunions se tiennent toujours parmi les Blésois.

 

Le secrétaire par intérim,

Jean Luc Guilbault